המדריך המלא למסמכי סיכום פרוייקט עבור צוותי שיווק

הפוסט הזה הוא חלק מהסדרה שלנו על מסמכי שיווק חשובים. עוד בסדרה: תכנית שיווקית ותקציב | לוח שנה | מסמך השקת קמפיין.

מה אם הייתי אומרת לכם שיש דרך לשפר משמעותית את הביצועים של צוות השיווק שלכם, בכל ערוץ, בלי לקנות כלים חדשים ובלי טכנולוגיה מתוחכמת… אלא על ידי שימוש במסמך פשוט שכל אחד יכול לכתוב?

בפוסט הזה נדבר על המסמך הזה – מסמך סיכום פרויקט (או באנגלית debrief document / recap document / post-mortem document) ונסביר איך יוצרים אותו.

אתם יכולים להוריד דוגמא למסמך כאן.

מה זה מסמך סיכום פרויקט, ובשביל מה צריך אותו?

דמיינו לעצמכם שהכנס שהתכוננתם אליו במשך חצי שנה היה כישלון מוחלט. או אולי הצלחה מסחררת. למה? מה אפשר ללמוד מכך? ומה אפשר לשפר לפעם הבאה?

המסמך עוזר לענות על השאלות האלה ועוד. הוא כולל פידבק מגורמים שונים שמעורבים בפרויקט, ומתאר מה הלך טוב ומה טעון שיפור. הוא יכול לכלול גם פרטים אחרים ושימושיים על הפרויקט, כמו תמונות, לינקים למסמכים חשובים כמו קריאטיב של פרסומות וכו'.

המסמך הוא פשוט לכאורה, אבל אם תקפידו להכין אותו, תגלו שלאורך זמן הפרויקטים שלכם הולכים ומשתפרים, ושאתם בונים גוף ידע ומומחיות – גם אישית, וגם עבור הצוות שלכם.

אנחנו ממליצים ליצור מסמך כזה עבור כל פרויקט שהשקעתם בו משאבים משמעותיים של זמן או כסף. אנחנו בדרך כלל עושים את זה עבור כנסים, אירועים שאנחנו מפיקים, קמפיינים עם תקציב גדול או קמפיינים שאנחנו מריצים בפעם הראשונה (למשל וובינר).

איך ליצור מסמך סיכום פרויקט אפקטיבי

1) פגישת פידבק. קבעו ביומן פגישה לזמן סמוך ככל האפשר לאחר האירוע (באותו יום, או ביום למחרת). חשוב שהפגישה תהיה כמה שיותר קרובה למועד סיום הפרויקט – אנשים שוכחים ממש מהר. הזמינו את כל מי שהיה מעורב מהחברה – לא רק את המתכננים או האנשים בצוות השיווק. הרבה פעמים לאנשים מחוץ לצוות יש תובנות מעניינות.

בפגישה, עבור כל חלק בפרויקט, נשאל את המשתתפים שתי שאלות:

– מה הלך טוב?

– מה לא הלך טוב, מה אפשר לשפר לפעם הבאה?

בשלב הזה נעודד הרבה פידבק מכל המשתתפים ונרשום את כל הנקודות שהם מעלים.

אם אין אפשרות לקיים את הפגישה מיד לאחר סיום הפרויקט, אנחנו ממליצים לראש הפרוייקט להתחיל למלא את המסמך בעצמה לפני הפגישה עם כל מה שהיא זוכרת מהפרויקט, לשלוח למשתתפים ולבקש מהם למלא פידבק לפני הפגישה (כדי שלא ישכחו).

2) סקר משתתפים. אם זה רלוונטי, אנחנו מאוד ממליצים לשלוח סקר קצר למשתתפים בפרויקט. זה יכול להיות משהו פשוט כמו:

– ממה נהנית בוובינר?

– מה אפשר לשפר לפעם הבאה?

– האם תמליץ על הוובינר? [שאלת NPS – Net Promoter Score]

אנחנו כוללים את כל התשובות מהסקר במסמך.

3) סינתזה והפקת לקחים. מנהל הפרויקט או האנשים הרלוונטיים בצוות השיווק יעשו סינתזה ויסכמו את התובנות העיקריות גם מהפידבק של הצוות שלנו, וגם מהתשובות לסקר. עבור התובנות החשובות, במיוחד לדברים שלא הלכו טוב, אנחנו ממליצים להשתמש ב"שיטת הבצל" או "חמש הלמה-ות" כדי לגלות את שורש הבעיה (root cause) ולשפר לפעם הבאה.

4) עדכון המדריך. אם יש לנו "מדריך" (Playbook) לערוץ או לקמפיין, נעדכן אותו עם תובנות כלליות שרלוונטיות לקמפיינים עתידיים (למשל – "מומלץ להדפיס את כל החומרים לכנס לפחות שבוע מראש", "צריך שיהיה כיבוד טבעוני", "כאשר פונים לבנקים, עדיף להשתמש במסר כללי של חיסכון בעלויות, ולא ספציפי של קיצוצים בכוח אדם").

5) רענון. לפני הקמפיין הבא, נעבור על המסמכים הקודמים (או על המדריך שלנו) ונוודא שאנחנו מיישמים את כל מה שלמדנו ולא חוזרים על אותן טעויות שוב. מותר לעשות טעויות חדשות 🙂

למה המסמך הזה אפקטיבי כל כך?

המסמך עצמו פשוט, אך התהליך שיוצר אותו הוא יסודי ועמוק ולכן מביא לתוצאות. בסוף התהליך יהיה לכם פידבק מקיף ממשתתפים שונים, ותובנות על מה כדאי לשמר ומה צריך לשפר – ואיך. בסטארטאפים יש נטייה לסיים פרויקט ומיד לשקוע בפרויקט הבא. התהליך הזה "מכריח" אותנו לעצור לרגע ולחשוב – מצרך יקר ערך בסטארטאפ.

הנה שוב הדוגמא שלנו למסמך סיכום פרויקט.

השורה התחתונה

כולנו רוצים ללמוד ולהשתפר. לפעמים משהו פשוט כמו לתעד מה עבד ומה לא יכול להביא לשיפור דרמטי בביצועים.

תראו, אין פה איזו הברקה מיוחדת. אבל אנחנו מאמינים שלעשות את הדברים הבסיסים בצורה איכותית זה כבר משהו שיצור לכם יתרון תחרותי על פני רוב האנשים.

רוצה ללמוד עוד?

בנו את תוכנית השיווק והתקציב הראשונים שלכם בעזרת ה-spreadsheet הזה

לוח השנה הכי אפקטיבי לצוות השיווק שלך: המדריך המלא

 כלי פשוט שיעזור לכם להשיג את המקסימום מהקמפיין הבא שלכם